人事档案的主要作用是什么第一条为加强和规范员工档案管理，依据《中华人民共和国档案法》和《企业职工档案管理工作规定》及《干部档案工作条例》，制定本细则。第二条下面是小编为大家整理的人事档案的主要作用是什么6篇,供大家参考。
人事档案的主要作用是什么篇1
第一条为加强和规范员工档案管理，依据《中华人民共和国档案法》和《企业职工档案管理工作规定》及《干部档案工作条例》，制定本细则。
第二条员工的档案均由人力资源部档案管-理-员负责管理。档案管理人员不能保管本人的档案。
第三条员工失踪或死亡后满三年，其档案应移交当地劳动行政部门保存。对国家和企业有特殊贡献的英雄、模范人物死亡以后，其档案由公司档案室按规定向有关档案馆移交。
第四条人事档案管-理-员的职责
（一）、保管员工档案；
（二）、及时索要、收集、鉴别和整理员工档案材料；
（三）、办理员工档案的查阅、借阅、和转递手续；
（四）、登记员工工作、工资、奖惩情况；
（五）、为领导和有关部门提供员工的情况；
（六）、做好员工档案的安全、保密、保护工作；
（七）、定期向档案室等部门移交档案；
（八）、办理其它有关事项。
第五条人事档案的内容及分类归档
（一）、本人历年填写的个人简历、履历、登记表；
（二）、本人经历、家庭情况、社会关系、成长历史等自传材料；
（三）、本人自我鉴定，组织鉴定材料；对员工的考察、考核、评价材料；
（四）、政治历史审查及甄别复查材料；
（五）、员工参入党、团材料；
（六)、奖励(包括科技和业务）及各种先进事迹材料；
（七）、入伍、退伍、辞退职、出国等材料；
（八）、处分、取消处分的材料；
（九）、任免、工资、职称等材料；
（十）、学历和评定的技能等材料；
（十一）、其它有较大价值的可供参考的"材料。
第六条人事档案材料的分类严格按《干部档案工作条例》、《企业职工档案管理工作规定》的规定办理。
第七条人事档案的收集、保管和销毁
一、调动和录用入公司的员工，应在办理手续前调阅档案，在其报到一个月内立档。对调入或新建立的档案都应造册登记。
二、对员工进行考察、考核、培训、奖惩等形成的材料要及时收集、整理立卷、保持档案的完整。
三、立卷归档的材料必须认真鉴别，保证材料的真实、文字清楚、手续齐备。材料须经组织审查盖章或本人签字的，应在盖章、签字后归档。
四、人事档案材料统一使用十六开规格的办公用纸，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及复写纸书写。
五、按规定需要销毁档案材料时，必须经部门负责人、分管领导批准，并编制销毁清册。
六、人事档案存放应配备档案库房、档案橱窗等设施。档案要做到防盗、防火、防蛀、防潮、防光、防尘、防污染。
七、人事档案材料应分类，整理装订成册后方能入卷存档，不得直接入卷。每年要对档案进行一次整理、校对工作。
八、档案应分类编号后存放，编号应与员工编号统一，防止重名重姓员工材料入档交叉，制检索目录，以便查找。
第八条人事档案的利用和传递
一、外单位来公司查阅档案时，必须持盖有公章的单位介绍信，经分管领导批准后，方可查阅。
二、本公司各部门因工作需要查阅员工档案时，应由部门出具证明，由人力资源部负责人批准后方可查阅。
三、公司级领导、党委办公室、人力资源部可不经审批查阅员工档案。
四、建立档案查阅登记制度，对查阅职工档案的情况做好记录。
五、档案一般不借出查阅。如必须借出查阅时，应提交报告，分管领导批准，严格履行登记手续。
六、任何人不得查阅或借用本人及亲属（包括父母、配偶、子女及兄弟、姐妹等）的档案。
七、查阅档案必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案。
八、员工被任免中层以上职务，应在任免职务后一个月内移交其档案。
九、员工调动、辞职，解除劳动合同或被开除、辞退等，已办理离公司手续者，应在一个月内将其档案移交新单位或户口所在地的街道办事处。
十、转递档案应通过机要通讯或派专人送取，并履行登记手续，不准邮寄或交本人自带。
“十一、对转出的档案，必须按统一规定的员工档案转递通知单”的项目登记，并密封包装，加盖公章和经办人印章。
第九条新接收档案，档案材料不全，可不予接收。接收档案后，应将基本档案资料录入计算机内。员工调出，档案材料转出时，应从计算机内注销员工基本档案情况。
第十条本细则未尽事宜按《企业职工档案管理工作规定》和《干部档案工作条例》办理。
第十一条本管理细则由公司人力资源部负责解释。
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人事档案的主要作用是什么篇2
企业人事档案管理工作是人力资源管理工作的重要组成部分，是对企业内部人员的个人经历、思想品德、工作能力以及奖罚情况进行记录和如实反映的重要管理工作。企业在不断地发展过程中，人事档案管理起到了不可忽视的积极作用，它为企业在人力资源开发、员工考核、人力政策和人事制度制定等工作上提供重要依据。
一、人事档案在人才使用中的作用
1、直接反映企业人力资源的现状。企业的人事档案是企业人才基本情况的真实反映。通过对人事档案的汇总和分析，可以了解企业员工的数量、年龄、学历、工龄、专长等基本情况，能够直接反映出企业人力资源的现状，也能够大体的反映和判断一个企业的发展水平。对于企业管理者而言，通过将人事档案的动态变化与企业的发展状况结合一起进行分析，从而很直观的判断出那些方面的人力资源对企业的发展发挥着积极作用，哪些方面的人力资源还需要加强和改进，为人力资源开发提供依据。2.为企业用人选才提供真实信息。人事档案管理为企业用人选才和制定用人计划提供依据。对拟选用员工考察的第一手资料信息一般都来自人事档案。在考察工作中，由于需要大量的考核记录作为依据，所以人力资源管理部门则需要利用人事档案中的信息，对员工的业绩、素质和能力进行综合评价，并做出科学、合理的决策。人事档案材料如实反映员工的定级、调资、任免、晋升、奖惩、个人素质、思想品行、业务水平等基本情况，这些信息为企业选才用人提供重要依据。3.为优化人力资源配置提供重要依据。人力资源配置是将人与物有效地搭配，从而更好地发挥人潜力，提高工作效率。一方面，由于人力资源处于不断地变化状态下，人员具有较强的流动性，所以可以通过人事档案来实现人力资源信息的共享，对人力资源的需求进行科学预测，在促进人力资源合理流动的基础上，也能够对人力资源配置进一步进行优化。另一方面，企业人力资源管理可以从人事档案中充分地挖掘每一名员工的潜力，做到人尽其才，使其在更合适的岗位上能够发挥最大的效能，这对于更好地发挥人力资源的作用具有极为重要的意义。
二、现阶段企业人事档案管理常见问题
1、对企业人事档案管理不够重视。虽然人事档案管理在企业发展过程中占据重要地位，但不会产生直接、明显的经济效益，故而一些中小型企业及少数大型企业不重视人事档案管理工作，没有认识到人事档案管理背后的实际意义，从而导致人员配置缺失、设备配置不到位、档案管理混乱等一系列问题，严重阻碍着企业人事档案管理工作的良性发展。2.人事档案管理模式落后。在传统模式中，人事档案所记录的信息一般不对外公开，而只用在本单位或者是上一级的人事部门，为他们查阅时提供方便。在更新和完善人事档案时也主要以人才在本单位的思想品德和工作表现为主要依据，属于封闭式的管理形式。这种现象使人事档案得不到充分利用，让实现人事档案信息共享的目标有了约束，让人才配置和流动不够合理。随着市场经济发展，对企业人事档案管理的工作内容及实际要求发生了很大变化，但目前一些企业相关人事档案管理工作，仍以纸质档案和人工管理的传统管理模式为主，工作效率低，档案管理质量差，档案信息有效利用率较低，无法满足现代企业的实际发展需求。3.管理机制不够灵活性。现代企业管理理念中，人才资源占据重要地位，直接决定了企业的市场竞争力和企业的未来发展，增加了企业对于优秀人才的实际需求，促进了企业用人方式的灵活发展。这种环境背景下，企业员工的流动性大大增加，给人事档案管理工作带来巨大的工作困难和挑战。传统的人事档案管理模式较为僵化、灵活性差，面对目前越来越灵活的企业用人模式，表现出较为明显的不适应性和局限性，无法发挥人事档案管理工作的实际效用。
三、加强企业人事档案管理工作的措施
1、提高对人事档案管理工作的重视度。人事档案是企业用人决策的重要参考依据，在现代企业发展过程中具有重要作用。企业要认识到人事档案管理的重要性，提高人事档案工作的地位和作用。人事档案管理是一项系统、复杂的工作，企业管理者需全面重视内部人事档案管理工作，将其作为企业发展重点工作，加强人事档案管理工作，提高对人事档案管理工作的重视，增加对其的资源投入，从而提高企业人事档案管理工作效率，规范人事档案管理流程，以充分发挥企业人事档案管理的实际效用，促进企业经济效益的稳定发展。
2、提升人事档案管理理念和管理模式。在信息时代背景下，企业需积极创新自身人事档案管理理念，充分认识并重视信息资源对于企业发展的重要性，为加强各项人事资源管理措施的有效落实，奠定扎实的基础。创新档案管理模式，充分利用现代化的管理手段，实现人事档案信息数字化，建立网络档案信息数据库，利用网络技术来实现信息共享。同时，企业需科学规范人事档案管理工作流程，重点加强对电子人事档案安全的管理和保障，避免企业内部人事档案资料遭到泄露和篡改。
3、健全人事档案管理体制。系统、完善的制度是人事档案管理工作质量提高的基础保障。企业应结合人事档案管理信息化建设发展需求，对原有人事档案管理制度进行补充和完善，从而规范人事档案管理行为，落实人事档案管理优化措施，提高人事档案管理工作的针对性和科学性，促进企业经营管理效益的良性增长。比如，企业制定严格的材料鉴别和调查制度，对档案进行分类管理，保证材料齐全、目录的清晰和层次的分明，使企业的人事档案管理实现制度化、标准化。此外，企业需要努力提高档案管理人员的综合素质，加强人事档案管理队伍建设。
4、充实人事档案的内容和时效性。加强人事档案的动态性管理，定期对原有的人事档案进行审核鉴定，剔除无保存价值的内容，补充新的内容，使人事档案的信息得到及时更新。如奖励惩处，评优评先，工作调动，职务任免，何因何果、完成任务总结，组织评价结论等。一句话，看到档案就如见其人、看完档案就能对其人有一个总体上轮廓上的把握，看完组织鉴定就能大致了解和掌握其人的本质特征和德，能，勤，绩，廉方面的情况。一方面，充实人事档案的内容。在原有档案内容基础上进一步进行完善，将能够反映个人个性化的一些信息和材料补充到人事档案中来。另一方面，加强人事档案的时效性。把新产生的有关个人经历的材料有选择地及时地补充到人事档案中去，针对流动的人才，对他们的信息，人事档案管理部门应该有效追踪记载，保证他们信息真实完整，增强人事档案信息的时效性。
结束语
人事档案是企业人力资源管理工作中非常关键的环节，对于发现人才、使用人才和管理人才具有非常重要的现实意义。随着社会经济不断发展，企业对人才需求更加迫切，对人事档案管理工作提出了更高的标准要求，加强企业的人事档案管理，不但是企业内部人事管理的需要，也是企业谋求长期发展，提高核心竞争力的需要。
人事档案的主要作用是什么篇3
人事档案是记录一个人的主要经历、政治面貌、品德作风等个人情况的文件材料，起着凭证、依据和参考的作用，在个人转正定级、职称申报、办理养老保险以及开具考研等相关证明时，都需要使用档案。
人事档案的主要作用是什么篇4
一、人力资源管理与人事档案管理
1.1人力资源管理
所谓人力资源管理是指在企业战略的指导下，通过科学方法的运用，以人力资源战略和规划分析为基础，对企业的人力资源进行配置、考核、规范等工作，以实现企业目标和员工的价值。通常情况下，人力资源管理工作包含了培训与开发、招聘与配置、薪酬与福利管理等等。
1.2人事档案管理
人事档案是在人事活动中形成，主要是记录员工个人、家庭以及工作情况，其内容可以反映一个人的经历和品行，并以个人为单位集中保存以备查阅的文件资料。人事档案的实体管理主要包含档案的收集、鉴定等，人事档案的管理工作是对人事档案的实体管理，并对人事档案信息进行适当的利用和开发。
1.3人力资源管理与人事档案管理的关系
人力资源管理与人事档案管理工作之间有着密切的联系，人事档案管理是人力资源管理工作的重要组成部分，其可以促进人力资源管理活动的顺利开展，通常情况下，企业可以通过人事档案来查找员工的具体资料，了解每个员工的情况。而人事档案则记录了每个员工的资料，是承载员工各项信息的载体，人力资源管理的各项活动也是人事档案内容的主要来源，两者之间是相互依赖的关系。
二、人事档案管理在企业人力资源管理中的作用
人事档案管理在企业人力资源管理中的作用可以从以下几方面进行分析。
2.1提高企业内外部员工的整体质量
企业内部的人力资源招聘工作主要包含了内部招聘和外部招聘两个方面，内部招聘主要是从企业内部员工中招聘选择所需人才，外部招聘是从社会和高校招聘企业需要的人才。但是在企业内部员工招聘中，经常会出现企业员工不管应聘人员的专业和资质，随意招聘自己老乡和校友的情况，这在很大程度上降低了企业员工的整体素质，影响了企业的内部管理。但是企业通过人事档案管理工作，可以对员工的档案资料进行统一的分析，以合理安排人事招聘人员，避免任用与招聘地区和高校相关的员工，以保障企业员工的质量。除此之外，在实施企业内部招聘时，企业还应该分析员工的档案资料，以为内部员工的选拔提供重要依据。
2.2帮助企业进行人力资源规划
人事档案中包含了企业内部人才结构、人才水平以及人才数量等方面的信息资料，通过人事档案的整理工作，可以为企业分类企业人才，帮助企业了解人类资源的存量和具体信息。比如，人事档案管理部门对企业内部员工退休和流动情况的分析，可以让企业人力资源管理工作及时把握企业的人才流动情况，以为企业的未来发展提供重要的参考信息。由此可见，人事档案管理工作可以帮助企业更好的规划企业内部人力资源，促进企业未来更好的发展。
2.3帮助企业更针对性的实施培训
员工培训是企业内部运行的重要组成部分，企业要想让员工培训获得所需的效果，就必须了解每个员工的工作需要，以提高员工培训的针对性。为此，通过人事档案管理工作，企业可以了解每个员工的教育背景、年龄等，对于年轻的企业员工，企业可以对其进行新知识的培训，对于年龄较大的员工，对知识培训的抵触情绪较大，对此，企业可以对其进行健康保健培训，以充分调动他们的工作积极性。
2.4促进企业跨地域文化管理
企业员工来自不同的地域，会给企业带来不同的地域文化，为此，在企业管理中，企业应该注意了解和分析每个员工的地域文化，促进企业跨地域文化的管理，帮助企业员工之间相互了解，避免出现文化冲突。人事档案管理工作可以对员工的工作经历和籍贯等进行分类，相关工作人员可以对每个员工的文化特质进行分析，并对员工在未来工作中可能遇到的冲突问题进行预测，提出解决方案。比如，企业可以安排不同文化背景的员工进行沟通合作，让他们在工作中加强沟通，促进员工与员工之间的合作，提高企业的内部凝聚力。
2.5对员工采取有针对性的激励手段
员工的档案内容，可以帮助企业人力资源管理工作者详细了解每个企业员工的工作需求。马斯洛在需求层次理论中提到人的生理需求、安全需求、社交需求、尊重需求和自我实现的需][求。也就是说，每个人都有自身的不同需求，不同的人对自身的需求层次也各不相同，对企业来说，只有通过对员工档案资料的详细分析，才能了解每个员工的现实需要，以更有针对性的采取各种激励手段，激发员工的工作热情。
结语：
人事档案管理工作在企业人力资源管理中有着十分重要的作用，其中人事档案管理资料的价值主要体现在档案的具体利用上，档案管理人员通过对档案资料的整理、分析，帮助人力资源管理部门更好的实施人力管理工作，促进企业内部员工的工作积极性。为此，在未来的企业发展中，必须充分重视人事档案管理工作的重要性，并通过利用各类先进的信息技术，对档案资料进行科学的归纳管理，让人事档案管理工作更科学，以更好的促进企业的人力资源管理工作。（作者单位：国网北京市电力公司综合服务中心）
人事档案的主要作用是什么篇5
学籍档案和人事档案的区别
毕业生的“学籍档案”以文字的形式记录了大学生的高考成绩、在校期间表现、家庭情况、奖惩情况等。大学生毕业后，在其学籍档案中放入报到证，并由学校将档案转至就业单位的人事部门或者是委托代理的人才服务机构，这时的学籍档案就成为了人事档案。
据介绍，毕业生的档案中，一般包含高中学籍表、高考材料、在校期间各科成绩单、学生（学籍）登记表、毕业生登记表、授予学位的材料、在校期间表现及奖惩情况等材料。
人事档案不允许个人保存：具体管理情况有差异
据了解，流动人员人事档案管理机构为县以上（含县）党委组织部门和政府人力资源社会保障部门所属的公共就业和人才服务机构，其他任何单位不得擅自管理流动人员人事档案；严禁个人保管他人人事档案。跨地区流动的流动人员人事档案，可由其户籍所在地的公共就业和人才服务机构管理，也可由其现工作单位所在地的公共就业和人才服务机构管理。山西启航人力资源作为山西人才大市场的"工作站，可以管理档案。
高校毕业生到具有档案管理权限的机关、事业单位、国有企业就业的，由单位直接接收、管理档案。到无档案管理权限的单位（私营企业、外资企业等）就业的，可由各地公共就业和人才服务机构负责提供档案管理等人事代理服务。高校毕业生离校时没有就业的，档案可由学校统一发回原户籍所在地公共就业和人才服务机构保管。档案不允许个人保存。
记者了解到，山西省人事关系及档案保管费收费标准为：毕业生人事代理服务费：10元/人/月；单位人事代理服务费12元/人/月。
档案影响公务员报考和职称申报：如丢失请尽快补办
山西省人才交流服务中心相关负责人说：“人事档案相当重要，毕业生在办理养老保险、继续深造（如出国、考研）、考公务员、职称申报等都需要审查档案内的相关记载。”
毕业生档案是大学生在校期间的学习成绩、家庭情况、奖惩表现的文字材料，应谨慎保管，及时存放到用人单位或人才服务机构。如若不慎丢失，请尽快到材料形成院校或单位补办。
学籍档案丢了的解决方法
1、先电话咨询所在地人事部门（人才市场）自己档案遗失了，补办需要补哪些材料，之后向学校咨询补办那些材料需要携带什么。因学校有你的成绩记录，成绩单肯定是可以补的，然后你得补毕业生登记表，本人经历是到学校重写填写一份。补好后装袋密封，带回到自己所以地的人事部门即可。
2、高中时期的档案可向原学校咨询是否还留在学校，如没在原校，问清档案的去向，如果遗失也由原校补。
学籍档案管理制度
一、贯彻落实《中华人民共和国教育法》，严格执行甘肃省教育厅下发《关于学籍管理暂行办法》和学校的相关规定，认真做好学籍管理工作。
二、学校设立专门的学籍资料管理人员和学籍资料电脑管理员，负责处理学籍资料的整理、归类和输入电脑，进行数据处理。
三、学校设立一个独立的学籍资料档案室，该档案室是贮存各种学籍资料文件、各年级学生学籍档案的重要场所，任何人未经教导处领导或学籍资料管理员允许，不得翻阅各种文件和资料，以确保文件和资料的保密性。
四、所有学籍管理文件、资料的入档、保管、借出由管理人员负责，每学期必须进行一次全面清查、整理，以确保文件资料的系统、完整。
五、各种学籍管理文件、资料和学生档案资料原则不外借阅；需要借阅的文件、资料，应由主管领导批准后，办理借阅手续并按时归还。
六、各类学籍管理文件、资料应按类合理放置，做到整齐、易查找。如有丢失，应及时报告，并补回。
八、做好重要文件的保密工作。
人事档案的主要作用是什么篇6
1、个人档案交接到手后，请当场再次检查，如发现仍有未密封好或破损的情况，请当即向工作人员反映处理，提档离开后档案室将概不负责。
2、对密封好的档案，不得私自拆封、涂改，否则一切后果自负。
3、提取的档案，请及时交到所需档案的单位保管。